Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska all inkommande post till kommunen öppnas dagligen, som regel samma dag den kommer in.
Problem kan uppstå då försändelsen är personligt adresserad till tjänsteman. Med personlig adresserad post menas försändelser där personnamnet står före kommunadressen.
Enligt Brottsbalken (4 kap. 9§) får personligt adresserade brev inte öppnas av annan, i det fall innehållet rör adressatens personliga förhållanden.
Då vi inte vet om brevet är av privat natur eller allmän handling, löser man det genom att registrator/postöppnare eller dennes ersättare får fullmakt att öppna försändelser med personlig adress.
Fullmakten förvaras på respektive avdelning och kan närsomhelst återkallas.